eteams 文档内部分享与外部分发

文档分享的两个场景

eteams 文档分享的核心设计是区分内部协作和外部分发两种场景：

• 内部分享：给同事看，需要编辑权限、评论、版本同步
• 外部分发：给客户/供应商看，可能是只读、可能有有效期、可能需要密码

内部分享方式

方式一：直接授权文件夹

最推荐的方式——按文件夹授权，而不是逐文件分享。如果一组人需要经常访问某类文档（比如销售团队要访问"方案模板"文件夹），直接把文件夹授权给销售部门就行。

→ 文件夹权限设置详见 企业知识库搭建。

方式二：单文件分享

临时需要给某个同事看某份文档：

1. 打开文档 → 点击右上角「分享」按钮
2. 选择团队内的同事或部门
3. 设置权限（可查看 / 可编辑 / 可评论）
4. 可选：设置自动失效时间（比如"3 天后自动取消分享"）

被分享人会收到通知，直接点击就能打开。

方式三：分享到聊天/讨论

在任务评论、审批意见、项目空间等地方，可以直接把文档作为附件上传。上传后文档会自动关联到对应事项，从任务/审批/项目入口都能看到。

外部分发——客户/供应商

生成外部分享链接

给外部人员发文档时，生成一个带安全控制的链接：

1. 打开文档 → 点击「外部分享」
2. 设置链接属性：

• 访问权限：只读 / 可评论（外部只能评论不能编辑）
• 密码保护：可选，对方打开需要输入密码
• 有效期：比如"7 天后自动失效"
• 访问次数限制：比如"最多允许 10 人访问"
• 下载权限：允许 / 禁止下载原文件

1. 生成链接后复制，通过企业微信、邮件、短信等发送

外部分享的优势 vs 发邮件附件

典型外部分发场景

• 方案报价：发给客户看方案和报价，设置"只读 + 有效期 30 天 + 禁止下载"
• 合同签署前预览：把合同草稿发给对方法务确认，设置"可评论"让对方直接在上面批注
• 项目交付物：把项目交付文档包发给客户项目经理，设置"有效期 180 天"直到项目验收完成
• 招标文件：如果公司做投标，把招标文件打包上传后生成链接，发给有兴趣的投标人

撤销访问

外部链接随时可以撤销——撤销后对方再点链接就会看到"链接已失效"。如果之前发过给客户但后来不想让他看了，一键就能断。

团队共享文档协作中心

eteams 还支持基于文档的团队协作中心——比如建立一个"方案策划中心"，所有和方案相关的文档都在这里，团队成员可以：

• 一起编辑方案
• 在方案上评论讨论
• 查看方案的历史版本
• 把方案关联到具体的客户或项目

这个协作中心可以作为一个长期存在的"虚拟工作空间"，围绕某类文档组织协作。

大文件传输解决方案

传统方式发大文件的痛点（邮箱装不下、微信限速、FTP 太复杂）在 eteams 里完全不存在：

1. 把大文件上传到知识文档库（支持 GB 级文件）
2. 生成外部分享链接
3. 把链接发给对方

对方打开链接后直接下载或在线预览（PDF、图片、视频支持在线预览），速度取决于各自的网络带宽，不受中间平台的限速。

分享安全注意事项

• 敏感文档加密码：合同、报价、财务数据等敏感文档生成外部链接时务必加密码
• 设置合理有效期：不要把外部链接设为永久有效，避免链接扩散后长期暴露
• 禁止下载选上：对于只需要对方在线查看、不需要下载的文档（如方案展示），勾选"禁止下载"
• 用完即撤销：文档看完了就去 eteams 把链接撤销，不要留着
• 定期审查：管理员可以定期检查团队有哪些活跃的外部分享链接，清理过期的

eteams 不会因为用了云文档就降低安全——恰恰相反，相比邮件发附件"发出去就失控"，eteams 的外部分享让企业重新掌控了文档的访问控制权。